Excel er risikabelt til lagerstyring

Næsten alle små virksomheder starter med at være afhængige af Microsoft Excel til at styre forskellige forretningsfunktioner. Det er et fremragende virksomhedsværktøj. Det er gratis, og alle ved allerede, hvordan man bruger det, så hvorfor ikke?

Når det drejer sig om lagerstyring, kan regneark bruges til alt fra manuelt opdatering, når forsendelser ankommer og afsendes, til at se, hvilke varer der er på lager, hvornår de skal suppleres, og hvor meget der skal bestilles. Excel har masser af værdifulde funktioner, der klarer lagerstyring i en nystartet virksomhed, så længe du investerer tid og energi i at udvikle en effektiv strategi og skabelon til styringen.

Selv om det ikke er ualmindeligt at starte med Excel til lagerstyring, er det vigtigt at huske på, at disse skabeloner er designet til et lille antal produkter og begrænsede varianter. Excel virker bedst, når det bruges rigtigt, og det kan påvirke en virksomhed negativt, hvis man forventer for meget af det i situationer, hvor andre værktøjer ville fungere bedre.

Brug af Excel som en billig lagerstyringsløsning

Skabeloner til lagerstyring er effektive at sætte op. Hvis du har søgt efter en gratis regnearkskabelon på Googlen, ved du allerede, at der er masser af muligheder at vælge mellem. En grundlæggende skabelon skal indeholde nøglekolonner som produktnumre, produktnavne, varebeskrivelser, varepris, vareomkostninger eller værdi, varelager, mængde, der skal ordnes, mængde solgt, tid til genbestilling mv. I sidste ende tilpasser du din skabelon baseret på dine behov for lagerstyring.

Desværre er det sådan, at jo flere kolonner, du har, desto sværere er det at holde øje med alt. Og det bringer os til nogle af de større risici (og stressfaktorer), der følger med at holde styr på dine udbud og efterspørgsler med Excel.

Her er 5 risici ved at bruge Excel til lagerstyring:

1. Risiko for at lave fejl
   Det er let at lave fejl i Excel, men vanskeligt at finde fejl på ark fulde af tal og data. For at undgå dem er du nødt til at have en stram styring, ordentlig organisation og regelmæssig revision af dine regneark for lagerstyring. Det kan være en tidskrævende og frustrerende proces, men det er i virkeligheden den eneste måde at undgå menneskelige fejl på.
2. Forældet information
   Excel er ikke en løsning til lagerstyring i realtid, så du vil aldrig kunne se den faktiske lagerværdi på det givne tidspunkt. Når du bruger Excel til lagerstyring, er det vigtigt at sørge for, at det opdateres så ofte som muligt for at undgå problemer som f.eks. at sælge for meget af et produkt, som du ikke kan bestille igen.
3. Unøjagtig rapportering
   En lille fejl i en formel eller en fejlberegning kan have enorme følger for resten af dine tal i flere regneark. Du kan bruge nogle få, enkle Excel-formler til automatisk at beregne oplysninger for samlet salg og samlet fortjeneste, men når det bliver tid til at lave anbefalinger baseret på disse data, skal du kontrollere dine beregninger om og om igen for at få dem nøjagtige.
4. Datakonsolidering
   Et af de største problemer, mange mennesker har med Excel, er, at de ikke kan analysere historiske data. Det er måske ikke noget stort problem i det første forretningsår, men når du vokser og udvider, er de data, du samler fra mange kilder, guld værd. Med dem kan du holde styr på dit salg baseret på perioden og få bedre lageroptimering i fremtiden osv. Det er selvfølgelig muligt at konsolidere dine data manuelt, men det er tidskrævende og besværligt – og der findes enklere måder.
5. Mistede data
   Selv om Microsoft har gjort store forbedringer i Excel i skyen, er brugerne stadig berygtede for at gemme regneark på deres skrivebord og glemmer at gemme dem i skyen eller i OneDrive. Selvom dette kan undgås ved at have et stramt regelsæt og sikkerhedskopier på plads, giver det stadig en masse komplikationer og usikkerhed for dem, der er involveret i planlægning og ledelse.

Få fordelene ved en færdigudviklet lagerstyringsløsning

Sandheden er, at Excel ikke fungerer i mellemstore til store lagerbeholdninger. Det er for komplekst, tidskrævende og vanskeligt at holde hundredvis af kolonner opdateret manuelt. Hvis du har en voksende vareopgørelse eller ønsker at håndtere flere sporinger af positioner i realtid, vil et dedikeret ERP-system med lagerstyringsfunktioner være nødvendigt for at spare tid og penge på langt sigt.

Vi ved, hvor svært det er at træffe velinformerede beslutninger og styrke din virksomhed uden at have den rigtige teknologi på plads. Jet Global har specialiseret sig i at levere rapporterings-, analyse- og budgetteringsløsninger til Microsoft Dynamics ERP-kunder. Med Microsoft Dynamics får du et dedikeret lagerstyringssystem, der vokser med dig, styrer dit salg, din lagerstyring, din regnskabsføring og dine driftsprocesser på én platform. Med Jet Global får du hurtige, fleksible dashboards og finansielle rapporter i Excel og online. Slut med manuel datakonsolidering. Slut med forældet information. Slut med risici.

Når du bruger Excel, kan du reducere omkostningerne i starten, men i sidste ende vil det resultere i for meget ineffektivitet og kaos. En bedre ERP- og rapporteringsløsning eliminerer alle de risici, der er nævnt ovenfor, og du får de værktøjer, du har brug for til at vokse og opnå succes. Ønsker du mere information om Jet Globals løsninger, kan du se vores produkter eller tage kontakt til en af vores medarbejdere!

Sammenlign Jet Global’s løsninger