Blog Excel For Inventory Management

Excel ist für die Bestandsführung riskant

Nahezu jedes kleine neu startende Unternehmen verlässt sich auf Microsoft Excel, um einzelne Geschäftsabläufe darin zu verwalten. Es ist ein hervorragendes, kostenloses Business-Tool, das Jeder bedienen kann. Warum also nicht?

In Bezug auf die Bestandsführung können Tabellenkalkulationen, von der manuellen Aktualisierung beim Eintreffen und Ausliefern von Sendungen bis hin zur Bestimmung, welche Artikel auf Lager sind, wann diese nachgefüllt werden und welche Mengen neu bestellt werden müssen, verwendet werden. Excel verfügt über zahlreiche nützliche Funktionen, mit denen Sie das Inventar eines Start-up-Unternehmens verwalten können, sofern Sie ausreichend Zeit und Energie in die Entwicklung einer effektiven Governance-Strategie investieren.

Es ist durchaus nicht ungewöhnlich, mit Excel für die Bestandsverwaltung anzufangen. Beachten Sie jedoch, dass diese entsprechenden Tabellenvorlagen für eine begrenzte Anzahl an Produkten und Varianten konzipiert sind. Excel funktioniert am besten, wenn es für die originär angedachten Zwecke verwendet wird. Eine für Excel unverhältnismäßige Nutzung könnte einem Unternehmen insgesamt mehr schaden als nützen.

Verwendung von Excel als kostengünstige Bestandsverwaltungslösung

Berichtsvorlagen für die Inventar- oder Lagerverwaltung sind bei der Einrichtung Ihres Lagers durchaus sinnvoll. Wenn Sie aber jemals eine verzweifelte Google-Suche nach einer kostenlosen Inventar-Tabellenvorlage durchgeführt haben, wissen Sie, dass Ihnen eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Auswahl steht. Eine Basisvorlage sollte grundsätzlich folgende Spalten enthalten: Artikelnummern, Artikelbezeichnung, Artikelbeschreibung, Artikelpreis, Artikelkosten oder -wert, Artikelbestand, nachbestellbare Menge, verkaufte Menge und Zeitdauer bis zur Nachbestellung. Letztendlich erstellen Sie eine Vorlage basierend auf Ihren Anforderungen an die Bestandsverwaltung.

Leider ist es so, dass jede weitere Spalte in der Tabelle einen gewissen Mehraufwand darstellt. Dies führt uns zu einigen der größten Risiken (und Belastungen), die bei der Nachverfolgung von Angebot und Nachfrage mit Excel verbunden sind.

Nachfolgend werden die fünf Risiken bei der Verwendung von Excel für die Bestandsverwaltung dargestellt:

  1. Fehler Machen
    Fehler in Excel sind schnell passiert. Die Suche nach den Fehlern auf Zahlen- und Datenblättern gestaltet sich dagegen sehr schwierig. Um dies zu vermeiden, müssen Sie eine strikte Verwaltung, eine ordnungsgemäße Organisation, sowie regelmäßige Prüfungen für Ihre Bestandsverwaltungstabellen an den Tag legen. Dies kann mitunter ein zeitaufwändiger und nervenaufreibender Prozess sein, aber es ist tatsächlich die einzige Möglichkeit, menschengemachte Fehler einzudämmen.
  2. Veraltete Informationen
    Excel ist keine Lösung für die Echtzeit-Bestandsverwaltung, da Sie zu keinem Zeitpunkt den tatsächlichen Wert des Bestands sehen können. Wenn Sie Excel für die Bestandsführung verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass die Datei so oft wie möglich aktualisiert wird. Hierdurch wird beispielsweise vermieden, dass ein Produkt über den Bestand hinaus verkauft wird, für welches eine Nachbestellung beim Vorlieferanten nicht möglich ist.
  3. Fehlerhafte Berichterstattung
    Ein kleiner Fehler in einer Formel oder eine Fehleinschätzung kann einen großen Einfluss auf den Rest Ihres Zahlenwerks auf anderen Arbeitsblättern haben. Sie können grundsätzlich einige einfache Excel-Formeln verwenden, um den Gesamtumsatz und den Gesamtgewinn automatisch zu berechnen. Wenn Sie jedoch Empfehlungen auf der Grundlage dieser Daten abgeben möchten, müssen Sie Ihre Berechnungen ständig auf ihre Richtigkeit überprüfen.
  4. Datenkonsolidierung
    Eines der größten Probleme, die viele Menschen mit Excel haben, ist, dass sie historische Daten nicht analysieren können. Es ist in Ihrem ersten Geschäftsjahr vielleicht keine große Sache, aber wenn Sie wachsen und expandieren, sind die Daten, die Sie aus mehreren Quellen sammeln, Gold wert. Schlussendlich können Sie Ihre Verkäufe über gewisse Zeiträume analysieren und basierend darauf eine Bestandsoptimierung in der Zukunft durchführen. Zwar ist es möglich, Daten manuell zu konsolidieren, dies ist jedoch sehr zeitaufwändig und mühsam. Darüber hinaus gibt es auch einfachere Möglichkeiten.
  5. Datenverlust
    Obwohl Microsoft in der Cloud enorme Verbesserungen in Excel vorgenommen hat, sind einzelne Benutzer immer noch dafür bekannt, Tabellenkalkulationen auf ihrem Desktop zu speichern und zu vergessen, sie in der Cloud oder in OneDrive zu abzulegen. Dies kann zwar mit einer Reihe strenger Regeln und Sicherungsmaßnahmen vermieden werden, ist jedoch für die Verwaltungsmitarbeiter mit erheblichen Komplikationen und Unsicherheiten verbunden.

Nutzen Sie die Vorteile einer dedizierten Bestandsverwaltungslösung

Die Quintessenz ist, dass Excel nicht allzu gut mit mittleren bis großen Bestandsvolumina funktioniert. Um hunderte von Spalten auf dem aktuellsten Stand zu halten benötigt es einer komplexen und zeitaufwändigen manuellen Bearbeitung. Wenn Sie einen wachsenden Bestand an Artikeln haben oder mehrere Standorte in Echtzeit verfolgen möchten, ist ein dediziertes ERP-System mit Bestandsverwaltungsfunktionen erforderlich, um langfristig Zeit und Geld zu sparen.

Wir wissen, dass es ohne die richtige Technologie schwierig ist, fundierte Entscheidungen zu treffen und mit Ihrem Unternehmen zu wachsen. Jet Global ist auf Berichtserstellungs-, Analyse- und Budgetierungslösungen für Microsoft Dynamics ERP-Kunden spezialisiert. Mit Microsoft Dynamics erhalten Sie ein dediziertes Bestandsverwaltungssystem, das mit Ihnen wächst und Ihre Verkaufs-, Bestandsführungs-, Buchhaltungs- und Betriebsprozesse auf einer Plattform vereint. Mit Jet Global erhalten Sie schnelle, flexible Dashboards und Finanzberichte innerhalb von Excel oder auch online. Eine manuelle Datenkonsolidierung ist nicht mehr notwendig. Weiterhin liegen keine veralteten Informationen und schlussendlich auch keine Risiken mehr vor.

Durch die Verwendung von Excel können Sie zunächst die Kosten senken, aber letztendlich führt dies zu vielen Ineffizienzen und zu Chaos. Eine ERP- und Berichtserstellungs-Anwendung beseitigt alle oben genannten Risiken und gibt Ihnen die Tools zur Hand, die Sie benötigen, um zu wachsen und erfolgreich zu sein. Weitere Informationen zu Jet Global-Lösungen finden Sie in unserer Produktübersicht. Sie können sich auch gerne an unser Team wenden!

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