Direktorin für Systemadministration wandelt den Budgetierungsprozess um und reduziert damit die Belastung für sich und 5 weitere Abteilungen drastisch

Herausforderung

Kelly Husband übernahm die Verwaltung der Finanzen und der Budgetierung für Ihre Abteilung an einer großen Universität in Westkanada. Als Jet Analytics-Anwenderin war sie bereits bestens mit den Jet-Produkten vertraut und genoss die Leichtigkeit und Einfachheit bei der Ausführung der eigenen Berichte. Doch als sich die Budgetierungszeit näherte, stand sie wie jedes Quartal vor dem gleichen Problem, nämlich wie man den Budgetierungsprozess für alle sechs Kostenstellen zeitnah und präzise managen kann.

Kellys Arbeit war komplex. Für eine aggregierte Betrachtung musste Sie sich zum einen mit der teilweisen Kostenerstattung und zum anderen mit der teilweisen externen Förderung auseinandersetzen, hatte jedoch keine Werkzeuge dafür. Sie wurde damit beauftragt, Informationen von sechs einzelnen Managern einzuholen und diese dann in Excel-Tabellen zu ziehen. Hierbei wurde Ihr ein sehr kleines Zeitfenster gewährt. Der Prozess ließ keine wirkliche Planung zu. Insofern konnten kurzfristig keine Anpassungen vorgenommen werden. Es war sehr anstrengend und erforderte viel menschliche Interaktion um den Budgetierungsprozess abzuschließen.

„Unsere bisherige Budgetierungsanwendung war sehr kompliziert. Konsolidierungen konnte ich erst nach Abschluss sämtlicher Budgetierungsvorgänge einsehen. Es gab keine Gelegenheit bestimmte Szenarien durchzuspielen oder Anpassungen vorzunehmen. Wir wurden wirklich zurückgehalten. Und ich hatte zwei Wochen Zeit, um die Arbeit für drei Monate zu erledigen.“

Lösung

Nach der Teilnahme an der NAVUG war Kelly von Jet Budgets begeistert und beantragte die Implementierung der Anwendung bereits für die Budgetierungsperiode im dritten Quartal. Kelly war begeistert von der einfachen Installation der Anwendung, was schlussendlich auch den Genehmigungsprozess beschleunigte. Innerhalb weniger Tage nach der Implementierung konnte Kelly Jet Budgets einsetzen und die Jahresfinanzplanung optimieren.

Sie konnte ihre Budgetzahlen unverzüglich in Jet-Budgets eingeben, einzelne Portfolios an die jeweiligen Manager zur weiteren Bearbeitung versenden und schlussendlich die Zusammenführung sämtlicher Zahlen überprüfen, bevor sie wieder in das NAV-System geladen wurden.

Mit den bereitgestellten Budgetwerten kann Kelly die konsolidierte Ansicht sowohl in Jet-Budgets, als auch in NAV sehen. Die Aktualisierung einzelner Budgets anhand der aktuell vorliegenden Daten wird vollständig durch Jet Budgets übernommen, sodass Kelly die Ausgaben gegenüber den Einnahmen nachvollziehen, Änderungen vornehmen und die Mittelbereitstellung erheblich vereinfachen kann.

„Es ist genial! Ich wusste, dass ich es wollte, sobald ich davon hörte. Ich habe mehr Transparenz bei unseren Ausgaben und Einnahmen, und das hat mich tatsächlich beruhigt. Die Angestellten aktualisieren die Zahlen monatlich. Ich warte nicht mehr bis zum Ende des Quartals darauf und ich habe nicht mehr das Gefühl, dass ich während der Budgetierungssaison einen Marathon laufe. Es ist einfach fertig.“