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Creación del cuadro de mando de ventas definitivo

La dificultad de tener toda esta información al alcance de la mano reside en cómo organizarla. Si no se cuenta con la estrategia y la business intelligence apropiadas, no es posible obtener enseñanzas significativas de los datos que tanto cuesta acumular. Y aquí es donde los cuadros de mando de ventas han demostrado una enorme eficacia.

En ventas, los cuadros de mando son esenciales para la gestión de las operaciones cotidianas, la medición del rendimiento y la adaptación rápida a unas condiciones cambiantes. Cuando el gerente de ventas cuenta con un cuadro de mando bien organizado y diseñado con un fin específico, puede captar al instante y desde una sola pantalla todas las métricas importantes, y tomar decisiones rápidas basadas en hechos.

Si este año busca un modo mejor de controlar los progresos de su equipo de ventas y cumplir los objetivos de ingresos en menos tiempo, Jet Global puede serle de ayuda. La business intelligence (BI) es nuestra especialidad y tenemos muchísima experiencia de trabajo con las principales organizaciones comerciales y con equipos ambiciosos que desean obtener más valor de sus datos.

Para ayudarlo a triunfar en el análisis, hemos creado una guía rápida sobre la creación del cuadro de mando de ventas definitivo. Siga leyendo si quiere saber qué métricas de ventas conviene controlar y qué cuadros de mando debería estar utilizando.

Determine el propósito de su cuadro de mando de ventas

Puede parecer un poco simple, pero el primer paso para crear un gran cuadro de mando de ventas es identificar quién lo va a utilizar, cómo lo va a utilizar y qué información necesita ver. Un representante de ventas podría querer un cuadro de mando gráfico que pueda consultar a diario y que lo ayude a cumplir sus objetivos semanales. Un gerente de ventas podría buscar algo más detallado, que le permita consultar cada semana qué representantes tienen mejor rendimiento. Por su parte, al vicepresidente de ventas tal vez le baste un cuadro de mando simplificado que muestre las principales cifras mensuales de ingresos y ventas.

Los cuadros de mando genéricos no son tan eficaces como los hechos a medida, así que tenga claro el propósito de su cuadro de mando de ventas antes de ponerse manos a la obra.

Métricas de ventas que conviene controlar

El día a día de un gran vendedor gira alrededor de cumplir los objetivos y cuotas de venta. Los equipos de ventas están siempre ocupados, ya sea haciendo el seguimiento de llamadas telefónicas para convencer a posibles clientes o cerrando tratos. Antes de crear su cuadro de mando de ventas, debe identificar sus principales objetivos y acotar qué indicadores de rendimiento clave (KPI) y métricas son más importantes para alcanzarlos.

Los objetivos de ventas dependen de cuáles sean su cargo y sus responsabilidades. Un gerente de ventas tiene unos objetivos distintos a los de un representante interno. Un gerente decidido podría establecer como objetivo un aumento del 5 % en las ventas del trimestre, por lo que necesitaría supervisar el rendimiento tanto individual como del equipo para así controlar los progresos e identificar a sus mejores vendedores. El objetivo de un representante interno es alcanzar el objetivo de 200 llamadas a puerta fría al mes, por lo que se centra en controlar las actividades de venta y completar tareas: dos objetivos muy distintos, dos cuadros de mando muy distintos.

No existe un conjunto ideal de métricas y KPI de ventas, ya que las mediciones difieren de un departamento a otro. La regla general al elegir los KPI y las métricas es que tengan relación con su objetivo. Si un valor proporciona información útil e identifica áreas de mejora, es conveniente realizar un seguimiento de este.

Según un artículo informativo de HubSpot, las métricas de ventas suelen corresponder a una o más de las siguientes categorías:

  • Métricas de actividad de venta (p. ej., n.º de llamadas realizadas, n.º de reuniones programadas)
  • Métricas de canalización de venta (p. ej., duración promedio del ciclo de venta, oportunidades totales cerradas por mes/trimestre)
  • Métricas de generación de oportunidades (p. ej., tiempo promedio de respuesta de clientes potenciales, n.º de clientes potenciales aptos)
  • Métricas de alcance de venta (p. ej., tasa de apertura de correos electrónicos, tasa de interacción)
  • Métricas de conversión principales (p. ej., n.º de oportunidades cerradas/consumadas)
  • Métricas del canal de venta (p. ej., ingresos por socio, tamaño del acuerdo promedio por socio)
  • Métricas de productividad de venta (p. ej., tiempo dedicado a actividades de venta o a la creación de contenido)
  • Métricas de adopción de procesos, herramientas y formación de venta (p. ej., coste promedio de formación por vendedor)

En resumen, el cuadro de mando definitivo debe estar diseñado para una persona específica con objetivos específicos. Un cuadro de mando que intenta incluir todas estas métricas de venta no es ni eficaz ni particularmente útil para nadie. Es necesario que sea relevante, fácil de leer y fácil de ajustar.

Cree sus cuadros de mando de ventas con software de business intelligence

Una vez que haya identificado sus objetivos y sus métricas, puede empezar a crear el cuadro de mando de ventas. Es posible que tenga estas capacidades integradas en su solución de CRM o ERP, pero, por lo general, no son las herramientas más fáciles de usar. Hay muchísimas soluciones de cuadro de mando distintas entre las que elegir, pero la recomendación suele ser que se centre en una solución de business intelligence (BI) que se integre con su software actual. Estas son algunas razones concretas:

  1. El software de BI está diseñado para la creación de informes y análisis en autoservicio, lo que significa que no se necesita un desarrollador cada vez que se quiere crear o modificar un cuadro de mando.
  2. La consolidación de datos se automatiza, lo que garantiza información en tiempo real de múltiples fuentes de datos. Esto es especialmente importante.
  3. El software de BI incluye muchas opciones excelentes de cuadros de mando y gráficas predefinidos para elegir.
  4. El software de BI permite profundizar en información clave y aplicar cálculos en la misma herramienta.

Una vez tenga implementada su solución de BI, podrá llevar automáticamente cualquier dato a su cuadro de mando y utilizarlo en la toma de decisiones. Puede crear cuadros de mando e informes para controlar el rendimiento de ventas, identificar oportunidades de venta, crear previsiones, analizar su canalización y muchas cosas más.

Si no opta por una solución de BI o una solución independiente que se sincronice con su sistema de ERP, este proceso requerirá más tiempo y más intervención manual. Esta opción significa que tendrá que crear informes y cuadros de mando desde cero y actualizarlos constantemente, aunque existen plantillas de Excel para ello.

Cree, visualice y comparta sus datos de ventas

El objetivo de un cuadro de mando es capacitarlo para tomar decisiones con un solo vistazo. Por eso, los cuadros de mando de ventas más útiles son fáciles de leer y comprender. El software de BI incluye un amplio conjunto de plantillas y gráficas entre las que elegir para visualizar los datos. Gráficas de sectores, de barras, de líneas… Podrá utilizar cualquier estilo que desee para personalizar los mosaicos del cuadro de mando según sus preferencias. Dicho esto, no conviene abrumar al usuario con demasiadas gráficas e información innecesaria.

Hay que tener en cuenta algunas consideraciones de diseño antes de crear un cuadro de mando. La primera es la simplicidad y la facilidad de uso. Colores, imágenes, botones, fuentes, gráficas, números… Todos los elementos del cuadro de mando deben ser coherentes para el usuario, de modo que no haya confusión ni problemas al desplazarse por este. Otra cosa a tener en cuenta es que la mayoría leemos de izquierda a derecha. Un cuadro de mando debe poder interpretarse rápidamente para dar respuestas inmediatas, e incluir las imágenes más pertinentes a la izquierda resulta útil en este sentido. Recuerde que todo el mundo es diferente, así que es buena idea experimentar un poco con estas opciones para dar con los colores y las gráficas que mejor se adapten a usted y a su equipo.

Otro elemento a tener en cuenta al crear cuadros de mando es el modo en que se accede a ellos y se comparten. Si quiere crear un cuadro de mando con una clasificación de ventas, por ejemplo, conviene que todos los miembros del equipo puedan consultarlo fácilmente desde cualquier parte mediante una conexión a Internet.

Diez prácticas recomendadas para crear cuadros de mando eficaces

Si le interesa crear cuadros de mando realmente significativos para su equipo de ventas, descargue nuestro último documento informativo acerca de los cuadros de mando de KPI. Ahí detallamos los tipos de cuadro de mando más eficaces para tomar decisiones de forma rápida e informada, e incluimos prácticas recomendadas que lo ayudarán a alcanzar antes sus cuotas de venta.

Cómo construir útiles cuadros de mando de KPIs

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