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Los riesgos de usar Excel para la gestión de inventario

Almost every small business starting out relies on Microsoft Excel to manage separate business functions. It’s an excellent business tool that is free that everyone already knows how to use, so why not?

Casi todas las pequeñas empresas que comienzan su andadura dependen de Microsoft Excel para gestionar funciones empresariales independientes. Es una herramienta empresarial excelente y gratuita que todo el mundo sabe usar, así que ¿por qué no hacerlo?

En lo referente a la gestión de inventario, las hojas de cálculo pueden usarse para cualquier cosa, desde actualizaciones manuales cuando llegan envíos y salen a destino hasta determinar qué artículos se encuentran disponibles, cuándo reponerlos y qué cantidades pedir. Excel cuenta con múltiples y valiosas prestaciones capaces de gestionar el inventario de una empresa emergente, siempre y cuando dedique el tiempo y la energía necesarios para desarrollar una plantilla y una estrategia de control eficaces.

Aunque es habitual empezar con Excel en la gestión de inventario, es importante recordar que estas plantillas están diseñadas para una cantidad reducida de productos y sus variantes son limitadas. Excel funciona mejor cuando se usa de manera adecuada, y puede afectar negativamente a una empresa si depende demasiado de él en situaciones en las que otras herramientas funcionarían mejor.

Usar Excel como solución de gestión de inventario de bajo coste

Las plantillas de gestión de inventario son eficaces para establecer dicho inventario. Si alguna vez ha buscado desesperadamente una plantilla de hoja de cálculo de inventario gratuita en Google, sabrá que hay una gran variedad de opciones disponibles. Una plantilla básica debe incluir columnas clave para números de producto, nombres de producto, descripción de los artículos, precio de los artículos, su coste o valor, stock disponible, cantidad que se debe pedir, cantidad vendida, fecha en la que se debe realizar el pedido, etc. En última instancia, crea su plantilla de acuerdo con sus necesidades de gestión de inventario.

Desafortunadamente, cuantas más columnas haya en su hoja de cálculo, más difícil le resultará mantenerse al tanto de todo. Esto conlleva algunos de los mayores riesgos asociados a realizar el seguimiento de su oferta y demanda con Excel, además de un mayor grado de estrés.

Le presentamos cinco riesgos asociados al uso de Excel para la gestión de inventario:

  1. Incidencia en errores
    Es fácil cometer errores en Excel, pero no lo es encontrar esos errores en hojas de cifras y datos. Para evitarlos, debe ser estricto en la gestión, organizarse adecuadamente y contar con prácticas de auditoría habituales para las hojas de cálculo de gestión de inventario. Este proceso puede llevar tiempo y resultar agotador, pero es la única manera de evitar errores humanos.
  2. Información desactualizada
    Excel no es una herramienta de gestión de inventario en tiempo real, por lo que no podrá consultar el verdadero valor del inventario en el momento. Al usar Excel para la gestión de inventario, es importante asegurarse de que se actualiza con la mayor frecuencia posible para evitar problemas, como vender una cantidad excesiva de productos que no puede reponer.
  3. Creación de informes imprecisos
    Un pequeño fallo en una fórmula o un error de cálculo pueden tener una repercusión enorme en el resto de las cifras de diversas hojas de cálculo. Puede usar algunas fórmulas sencillas de Excel para obtener automáticamente información sobre el total de ventas y beneficios, pero para hacer recomendaciones basadas en esos datos, tendrá que comprobar constantemente la precisión de sus cálculos.
  4. Consolidación de datos
    Uno de los mayores problemas que muchas personas experimentan con Excel es la incapacidad de analizar datos históricos. Puede que eso no sea un problema durante el primer año de vida de su empresa, pero conforme se desarrolle y expanda, los datos que recoja de múltiples fuentes le resultarán extremadamente valiosos. Con ellos, podrá realizar un seguimiento de sus ventas según el período para mejorar la optimización del inventario en el futuro, etc. Desde luego, es posible consolidar los datos de forma manual, pero se trata de una laboriosa y ardua tarea, y existen estrategias más sencillas.
  5. Pérdida de datos
    A pesar de que Microsoft ha realizado grandes mejoras en Excel en la nube, los usuarios todavía tienden a guardar las hojas de cálculo en el escritorio y olvidarse de hacerlo en la nube o en OneDrive. Aunque esto se puede evitar al establecer una serie de normas estrictas y copias de seguridad, causa igualmente grandes complicaciones e inseguridad a las personas encargadas de la planificación y la gestión.

Benefíciese de una solución de gestión de inventario dedicada

La conclusión es que Excel no funciona con volúmenes de inventario medios o grandes. Mantener actualizadas manualmente cientos de columnas resulta una tarea demasiado compleja, laboriosa y difícil. Si su inventario de productos está aumentando o desea controlar el inventario de varias ubicaciones en tiempo real, necesitará un sistema ERP dedicado con funciones de gestión de inventario que le permita ahorrar tiempo y dinero a largo plazo.

Sabemos que es difícil tomar decisiones fundamentadas y desarrollar una empresa sin la tecnología adecuada. Jet Global se especializa en soluciones de creación de informes, análisis y elaboración de presupuestos para clientes de Microsoft Dynamics ERP. Con Microsoft Dynamics, dispondrá de un sistema de gestión de inventario dedicado que crece con usted y gestiona sus ventas, inventario, contabilidad y procesos operativos en una única plataforma. Jet Global le proporciona cuadros de mando rápidos y flexibles, así como informes financieros en Excel y en línea. Ya no tendrá que consolidar datos manualmente. La información dejará de estar desactualizada. No tendrá que correr más riesgos.

Excel le permitirá ahorrar costes al principio, pero acabará resultando demasiado caótico e ineficaz. Una mejor solución de creación de informes y ERP evitará todos los riesgos anteriormente mencionados y le brindará las herramientas que necesita para crecer y alcanzar el éxito. Para obtener más información acerca de las soluciones de Jet Global, eche un vistazo a nuestros productos o póngase en contacto con un miembro de nuestro equipo.

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