Una directora de sistemas empresariales transforma el proceso de elaboración de presupuestos para reducir la carga de cinco departamentos, incluido el suyo

Reto

Kelly Husband aceptó el reto de gestionar los presupuestos y las finanzas del Departamento de Desarrollo de Infraestructuras de una de las mayores universidades de Canadá occidental. Como usuaria de Jet Analytics, ya estaba familiarizada con los productos de Jet, con lo cual ya había disfrutado de la comodidad y facilidad de crear sus propios informes. Sin embargo, cuando se acercó el momento de elaborar los presupuestos, se topó con la misma pesadilla de cada trimestre: cómo gestionar con precisión y puntualidad el proceso de elaboración presupuestos de los siete centros de costes.

Kelly se enfrentaba a una tarea complicada, ya que, como se trataba de combinar la recuperación de costes y la financiación básica, tenía que abordar la información ya consolidada, pero no disponía de las herramientas para hacerlo. Así pues, tenía que recopilar los datos de seis administradores distintos e introducirlos en una hoja de cálculo de Excel, y todo en un plazo prácticamente imposible. El proceso no permitía planificar nada y no se podían efectuar ajustes sobre la marcha. En definitiva, se trataba de una tarea muy estresante y que requería, además de fe, mucha interacción entre personas para poder llevarla a cabo.

«La solución que usábamos antes para elaborar presupuestos era muy compleja. Para poder consultar los datos consolidados, los presupuestos tenían que estar completados. No había margen para plantear cambios o imprevistos ni para hacer ajustes sobre la marcha. Al final todo acababan siendo trabas y retrasos. Además, tenía un plazo de dos semanas para completar un trabajo que requería tres meses.»

Solución

En una conferencia sobre NAVUG, Kelly se quedó maravillada con el concepto de Jet Budgets y solicitó que se lo facilitaran para el período de elaboración de presupuestos del tercer trimestre. Kelly estaba entusiasmada con lo fácil que era implementar la solución, lo que aceleró el proceso de aprobación. A los pocos días de implementarla, Kelly pudo empezar a usar Jet Budgets y transformar el funcionamiento del proceso de planificación fiscal.

Gracias a esta solución, podía introducir los datos de los presupuestos en Jet Budgets rápidamente, enviar propuestas específicas a los administradores para recopilar la información y, luego, revisar los datos consolidados antes de volver a cargarlos en el sistema NAV. Tras haber cargado los presupuestos, Kelly podía consultar la información consolidada tanto en Jet Budgets como en NAV y delegar su actualización, una vez que los datos estuvieran disponibles, para comprender mejor los gastos y los ingresos, efectuar ajustes y reasignar los fondos con mayor facilidad.

«¡Es genial! En cuanto oí hablar de esta solución, supe que quería trabajar con ella. Ahora tenemos una visión más transparente de los gastos e ingresos, lo cual me tranquiliza. Los empleados actualizan los números cada mes, así que, cuando llega el momento de los presupuestos, no tengo que esperar a cerrar el trimestre ni hacerlo todo deprisa y corriendo. Básicamente, ahora todo es mucho más fácil.»