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Les risques d’Excel concernant la gestion d’inventaire

Toutes les petites entreprises naissantes, ou presque, pilotent leurs différentes fonctions commerciales par le biais de Microsoft Excel. Après tout, c’est un excellent outil professionnel gratuit que tout le monde sait utiliser. Dès lors, pourquoi s’en priver ?

En matière de gestion d’inventaire, les feuilles de calcul peuvent être utilisées pour tous les types de tâches, de la mise à jour manuelle des données lors de la réception ou de l’envoi des marchandises, à la gestion des stocks, en passant par le réapprovisionnement et les quantités à commander. Excel propose de nombreuses fonctionnalités précieuses pour gérer l’inventaire d’une start-up, à condition d’investir suffisamment de temps et d’énergie dans le développement d’une stratégie et d’un modèle de contrôle efficaces.

Beaucoup de petites entreprises font leurs premiers pas en gestion d’inventaire sous Excel, mais ses modèles ne sont conçus que pour un petit nombre de produits et des facteurs restreints. Excel s’impose lorsqu’on l’utilise de manière appropriée. En revanche, ce logiciel peut avoir des incidences négatives sur une activité commerciale lorsqu’on y a systématiquement recours là où d’autres outils seraient plus adaptés.

Excel, une solution de gestion d’inventaire bon marché

Lorsque vous créez vos stocks, ses modèles de gestion d’inventaire peuvent s’avérer efficaces. Si, en désespoir de cause, vous êtes lancé dans une recherche Google afin de trouver un modèle gratuit de feuille de calcul pour les inventaires, vous savez qu’il existe des centaines d’options possibles. Un bon modèle de base doit inclure des colonnes clés telles que le numéro du produit, le nom du produit, la description de l’article, son prix, son coût ou sa valeur, le nombre d’exemplaires en stock, les quantités à commander, les quantités vendues, le délai de réapprovisionnement, etc. En fin de compte, vous créez votre modèle en fonction de vos besoins en gestion d’inventaire.

Hélas, plus vous créez de colonnes, plus le suivi global devient difficile. Vous tenir au courant de l’offre et de la demande dans Excel peut alors présenter des risques importants (sans parler d’une bonne dose de stress).

Voici 5 risques que vous courez en utilisant Excel pour gérer vos inventaires:

  1. Des erreurs humaines
    Il est aisé de commettre des erreurs dans Excel. Mais les repérer au milieu d’une pléthore de chiffres et de données, c’est une autre paire de manches ! Pour les éviter, vous devez mettre en place une gestion stricte, une organisation au millimètre et des audits réguliers afin que vos feuilles de calcul ne deviennent pas votre pire cauchemar. Ce genre de procédé est à la fois chronophage et surmenant, mais c’est hélas le seul moyen de prévenir l’erreur humaine.
  2. Des informations obsolètes
    Excel n’est pas une solution de gestion d’inventaire en temps réel, vous ne pourrez donc jamais consulter la valeur réelle de votre inventaire à un instant T. Lorsque vous utilisez Excel pour votre gestion d’inventaire, assurez-vous de mettre à jour vos données le plus souvent possible afin d’éviter des problèmes graves, comme vendre plus d’articles que vous n’en avez en stock, sans possibilité de réapprovisionnement.
  3. Des rapports inexacts
    La moindre erreur dans une formule ou un calcul peut avoir des répercussions importantes sur tous les autres chiffres dans toutes vos feuilles de calcul. Vous pouvez intégrer quelques formules simples dans le logiciel de Microsoft afin de calculer automatiquement les ventes totales et le profit global, mais au moment d’émettre des recommandations en vous appuyant sur ces données, vous devez constamment vérifier et revérifier vos calculs pour vous assurer qu’ils sont justes.
  4. Des données difficiles à consolider
    L’une des principales difficultés que la majorité des utilisateurs d’Excel rencontrent est l’impossibilité d’analyser les données historiques. Cela peut paraître bénin au cours de votre première année d’exploitation, mais au fil de votre croissance et de votre expansion, les données récupérées sur de multiples sources deviennent une véritable mine d’or. Grâce à elles, vous pouvez suivre l’évolution de vos ventes en fonction de la période et ainsi optimiser votre inventaire pour les prochaines saisons, etc. Il est bien sûr possible de consolider manuellement vos données, mais c’est une tâche longue et fastidieuse, et il existe de bien meilleures solutions.
  5. La perte de données
    Bien que Microsoft ait apporté d’énormes améliorations à Excel sur le cloud, les utilisateurs conservent la mauvaise habitude de sauvegarder leurs feuilles de calcul sur leur bureau et oublient de les enregistrer sur le cloud ou sur OneDrive. Si ces comportements peuvent être évités en imposant des règles strictes et en mettant en place des copies de sauvegarde, ils peuvent tout de même entraîner de nombreuses complications et beaucoup d’incertitude pour les personnes chargées de la planification et de la gestion.

Profitez de tous les avantages d’une solution dédiée à la gestion d’inventaire

Pour résumer : Excel n’est pas fait pour gérer des inventaires de taille moyenne à importante. Organiser et mettre à jour manuellement des centaines de colonnes est un exercice beaucoup trop long et complexe. Si vous possédez un inventaire de produits en pleine croissance ou que vous souhaitez gérer le suivi de plusieurs sites en temps réel, vous devrez installer un système ERP dédié avec des capacités de gestion d’inventaire afin de gagner du temps et de l’argent à long terme.

Nous savons à quel point il peut être difficile de prendre des décisions éclairées et de promouvoir la croissance d’une entreprise sans disposer de la technologie adéquate. Jet Global est spécialisé dans le développement de solutions de rapport, d’analyse et de budgétisation pour les clients qui utilisent l’ERP Microsoft Dynamics. Avec Microsoft Dynamics, vous bénéficiez d’un système de gestion d’inventaire dédié qui évolue avec votre activité. Gérez vos ventes et vos stocks, pilotez votre comptabilité et maîtrisez vos processus d’exploitation depuis une seule et même plateforme. Avec Jet Global, créez rapidement des tableaux de bord et rapports financiers conviviaux dans Excel et en ligne. La consolidation manuelle des données, les informations obsolètes et les risques associés ne seront plus qu’un lointain souvenir !

En utilisant Excel, vous réduisez vos coûts… mais seulement au début. Au fil du temps, vous ferez face à des complications de plus en plus nombreuses, jusqu’à sombrer dans un véritable chaos. Une meilleure solution de rapport et d’ERP permet d’éliminer les risques présentés dans cet article et de vous donner les outils appropriés pour grandir et prospérer. Pour plus d’informations sur les solutions Jet Global, découvrez nos produits ou contactez notre équipe!

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