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Usare Excel per la gestione dell’inventario è un rischio

Inizialmente quasi tutte le piccole aziende si affidano a Microsoft Excel per la gestione di funzioni aziendali separate. Si tratta di un ottimo strumento aziendale a basso costo, nonché molto conosciuto e diffuso.

Per quanto riguarda la gestione dell’inventario, i fogli di calcolo possono essere utilizzati per molteplici operazioni, dall’aggiornamento manuale delle spedizioni ricevute e inviate al monitoraggio degli articoli disponibili e delle operazioni di riassortimento, incluse le quantità di prodotti da ordinare. Excel offre diverse funzionalità utili per la gestione dell’inventario delle aziende nelle fasi iniziali della loro vita, a condizione che vengano sviluppati un modello e una strategia di gestione realmente efficaci.

Sebbene iniziare con Excel per la gestione dell’inventario sia prassi comune, è importante ricordare che i suoi schemi e modelli vengono progettati per prodotti e varianti in quantità limitate. Excel deve essere usato nel modo corretto, altrimenti può causare diversi problemi, soprattutto quando viene impiegato in situazioni in cui sarebbe stato opportuno scegliere altri strumenti.

Excel come soluzione a basso costo per la gestione dell’inventario

I modelli per la gestione dell’inventario funzionano bene durante la fase di definizione dell’inventario. Chiunque abbia cercato su Google una soluzione di emergenza in termini di modelli di foglio di calcolo gratuiti per l’inventario sa bene che c’è l’imbarazzo della scelta. Un modello di base deve includere colonne fondamentali come codici e nomi dei prodotti, descrizioni, prezzo, costo o valore degli articoli, pezzi disponibili, quantità da riordinare, quantità venduta, tempo per il riassortimento e così via. In sostanza, occorre personalizzare il proprio modello/foglio di calcolo in base alle singole esigenze di gestione dell’inventario.

Purtroppo, con l’aumento delle colonne disponibili, cresce anche la difficoltà di gestire il tutto in modo efficiente. Di conseguenza, monitorare scorte e domanda con Excel diventa molto rischioso (e stressante).

Ecco 5 rischi correlati all’uso di Excel per la gestione dell’inventario:

  1. Possibilità di errori
    Commettere errori su Excel è facilissimo. Tuttavia, trovarli all’interno di fogli pieni di numeri e dati non lo è per niente. Per evitare questi inconvenienti, la gestione deve essere rigorosa, con un’organizzazione adeguata. Inoltre, occorre adottare opportune misure di verifica dei fogli di calcolo per la gestione dell’inventario. Si tratta di un processo potenzialmente lungo e faticoso, ma è l’unico modo per prevenire l’errore umano.
  2. Informazioni obsolete
    Excel non é una soluzione per la gestione dell’inventario in tempo reale, pertanto il reale valore dell’inventario non sarà mai visibile in modo puntuale. In caso di utilizzo di Excel per la gestione dell’inventario, è fondamentale effettuare aggiornamenti in modo frequente per evitare problemi come la vendita di prodotti esauriti e non riordinabili.
  3. Scarsa precisione dei report
    Un piccolo errore in una formula o un calcolo inesatto possono avere conseguenze gravi su altri numeri in tutti i fogli di calcolo utilizzati. Esistono alcune semplici formule di Excel per il calcolo automatico di informazioni quali vendite e profitti totali, ma se occorre fornire suggerimenti in base a questi dati, i calcoli vanno controllati più volte per garantirne la precisione assoluta.
  4. Aggregazione dei dati
    Uno dei problemi principali riscontrati con Excel è l’impossibilità di analizzare i dati cronologici. In un’azienda relativamente giovane, questo potrebbe non essere un problema. Tuttavia, man mano che l’azienda cresce e si espande, i dati raccolti da varie fonti diventano più che vitali. Questi consentono di monitorare le vendite in base al periodo. Così facendo, tra le altre cose, è possibile migliorare l’ottimizzazione dell’inventario in una fase successiva. Naturalmente, è possibile aggregare i dati manualmente, ma si tratta di una procedura lunga e impegnativa e, comunque, esistono metodi molto più semplici.
  5. Perdita di dati
    Sebbene Microsoft abbia migliorato notevolmente Excel nel cloud, gli utenti tendono spesso a salvare i fogli di calcolo sul computer, dimenticando di fare altrettanto in cloud o su OneDrive. Sebbene queste situazioni siano evitabili attraverso regole severe e backup adeguatamente configurati, i responsabili della pianificazione e della gestione affrontano comunque varie problematiche correlate a complicazioni ed incertezze.

Sfrutta i vantaggi di una soluzione dedicata alla gestione dell’inventario

In sostanza, Excel non è adatto ai volumi di inventario medio-grandi. Aggiornare manualmente centinaia di colonne è una procedura troppo complessa, lunga e difficoltosa. A fronte di un inventario di prodotti sempre più ampio o se occorre gestire il monitoraggio in tempo reale di diverse sedi, diventa necessario adottare un sistema ERP dedicato e con funzionalità di gestione dell’inventario. Questo anche per poter risparmiare tempo e denaro nel lungo termine.

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Excel consente di ridurre i costi durante le fasi iniziali, ma alla fine determinerà troppe inefficienze e situazioni caotiche. Scegliere una soluzione ERP e di report più efficiente elimina i rischi illustrati in precedenza e garantisce tutti gli strumenti necessari per la crescita e il successo. Per maggiori informazioni sulle soluzione Jet Global, scopri i nostri prodotti o contatta un membro del nostro team.

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