Directeur Business Systems neemt budgetteringsproces onder handen voor lastenverlaging bij vijf afdelingen
Kelly Husband heeft voor de Q3-planning Jet Budgets gelanceerd, wat resulteerde in een soepele consolidatie van data over meerdere afdelingen en een strak georganiseerde budgettaire planning
Uitdaging
Kelly Husband beheert de financiën en budgetten voor haar afdeling van een grote universiteit in het westen van Canada en had de volgende uitdaging. Als gebruiker van Jet Analytics was ze al bekend met de Jet-producten en blij met het gemak en eenvoud waarmee ze haar eigen rapportages kon maken. Maar ieder kwartaal dat de periode aanbrak om te budgetteren stak haar nachtmerrie de kop op: hoe kon ze in hemelsnaam het budgetteringsproces voor alle vijf kostenplaatsen tijdig en accuraat afhandelen?
Kelly stond voor een moeilijke taak; gezien de gedeeltelijke kostendekking en de gedeeltelijke kernfinanciering, moest ze alles vanuit consolidatie bekijken; ze beschikte echter niet over de tools die hiervoor nodig waren. Ze kreeg de opdracht om de informatie te verzamelen bij zes verantwoordelijk managers en de data in een Excel-spreadsheet in te voeren, en dit alles binnen een extreem kort tijdsbestek. Er was geen tijd voor een gedegen planning en er konden gaandeweg geen aanpassingen worden gedaan. Het was een zeer stressvol proces dat veel interactie en moed vereiste.
“Onze legacy-budgetoplossing was erg ingewikkeld. Ik kon de consolidaties pas zien na voltooiing van het complete budgetteringsproces. Er was geen mogelijkheid voor wat-als-scenario’s of aanpassingen on-the-fly. Flinke beperkingen waren dat. En ik had twee weken de tijd om het af te krijgen, terwijl het een klus voor drie maanden leek.”
Oplossing
Na het bijwonen van NAVUG was Kelly enthousiast over Jet Budgets en vroeg ze het onmiddellijk aan voor de Q3-budgettering. Kelly was heel blij met het gemak waarmee ze de oplossing konden implementeren, waardoor het goedkeuringsproces werd versneld. Binnen een paar dagen na de implementatie kon Kelly Jet Budgets gaan gebruiken en het budgetteringsproces naar wens aanpassen.
Ze was in staat de budgetcijfers snel in Jet Budgets in te voeren, naar managers specifieke portfolio’s te sturen voor hun input, en vervolgens de consolidaties eerst te bekijken, voordat ze deze weer liet inlezen in haar NAV-systeem. Na het laten inlezen van de budgetten kon Kelly het consolidatie-overzicht in zowel Jet Budgets als NAV inzien en anderen verzoeken om het budget met actuele waarden bij te werken. Zo kreeg ze goed inzicht in uitgaven versus opbrengsten, kon ze gemakkelijk aanpassingen doen en middelen veel eenvoudiger heralloceren.
“Het is briljant! Ik wist dat ik de oplossing gelijk wilde hebben zodra ik ervan hoorde. Ik heb nu veel beter zicht op uitgaven en opbrengsten, wat me veel rust geeft. Financieel medewerkers werken de cijfers maandelijks bij. Ik wacht niet meer tot het kwartaal voorbij is en heb niet langer het gevoel dat ik tijdens de budgetteringsperiode met een marathon bezig ben. Voordat je het weet, is de klus alweer geklaard.”
Dankzij het gebruik van Jet Budgets dit kwartaal, had ik veel vertrouwen in al mijn cijfers en geen kopzorgen. Het heeft immens veel tijd, geld en stress bespaard!
