Wykorzystywanie programu Excel do zarządzania zapasami wiąże się z ryzykiem
Prawie każda mała firma rozpoczynająca działalność wykorzystuje program Microsoft Excel do zarządzania oddzielnymi funkcjami biznesowymi. To doskonałe, bezpłatne narzędzie biznesowe i każdy wie, jak z niego korzystać, więc dlaczego nie?
Jeśli chodzi o zarządzanie zapasami, arkusze kalkulacyjne mogą być wykorzystywane do wszystkiego, od ręcznej aktualizacji danych po odebraniu lub wysłaniu dostawy, do określenia, jakie artykuły znajdują się w magazynie, kiedy uzupełnić zapasy i ile ich zamówić. Excel ma wiele cennych funkcji umożliwiających obsługę inwentaryzacji firm rozpoczynających działalność, o ile tylko poświęci się odpowiednią ilość czasu i energii na opracowanie skutecznej strategii zarządzania i szablonu.
Choć rozpoczynanie zarządzania zapasami w programie Excel nie należy do rzadkości, ważne jest, aby pamiętać, że szablony te są przeznaczone dla niewielkiej liczby produktów i ograniczonej liczby wariantów. Excel działa najlepiej, gdy jest odpowiednio używany, ale może mieć negatywny wpływ na biznes, jeśli zbytnio się na nim polega w sytuacjach, w których inne narzędzia mogłyby działać lepiej.
Wykorzystanie programu Excel jako taniego rozwiązania do zarządzania zapasami
Szablony do zarządzania zapasami są skuteczne podczas przeprowadzania inwentaryzacji. Jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się w pośpiechu przeszukiwać Google, aby znaleźć darmowy szablon arkusza kalkulacyjnego do inwentaryzacji, wiesz, że istnieje mnóstwo opcji, z których można wybierać. Podstawowy szablon powinien zawierać kluczowe kolumny, takie jak numer produktu, jego nazwa, opis, cena, koszt lub wartość, stan magazynowy, ilość do ponownego zamówienia, ilość sprzedanego produktu, czas do ponownego zamówienia itp. Ostatecznie, szablon tworzony jest w oparciu o potrzeby w zakresie zarządzania zapasami w danej firmie.
Niestety, im więcej kolumn, tym trudniej za wszystkim nadążyć. To prowadzi nas do niektórych głównych zagrożeń (i stresu), które wiążą się z monitorowaniem podaży i popytu za pomocą programu Excel.
Poniżej przedstawiono 5 zagrożeń związanych z wykorzystaniem programu Excel do zarządzania zapasami.
- Popełnianie błędów
W programie Excel łatwo o popełnienie błędu, ale trudno jest go później znaleźć w arkuszach wypełnionych liczbami i danymi. Aby tego uniknąć, trzeba wdrożyć ścisłe zarządzanie, właściwą organizację i regularne praktyki audytowe w zakresie arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania zapasami. Może to być czasochłonny i przytłaczający proces, ale to naprawdę jedyny sposób, aby uniknąć ludzkich błędów. - Nieaktualne informacje
Excel nie jest rozwiązaniem do zarządzania zapasami w czasie rzeczywistym, więc nigdy nie informuje o faktycznej ilości zapasów w danym momencie. Podczas korzystania z programu Excel do zarządzania zapasami ważna jest jak najczęstsza aktualizacja danych, aby uniknąć problemów, takich jak nadmierna sprzedaż produktu, którego nie można szybko zamówić. - Nieścisłe raporty
Jeden mały błąd we wzorze lub w obliczeniach może mieć ogromny wpływ na resztę wyników w wielu arkuszach. Można użyć kilku prostych wzorów programu Excel do automatycznego obliczania informacji o całkowitej sprzedaży i całkowitym zysku, ale jeśli zachodzi konieczność formułowania zaleceń w oparciu o te dane, należy stale sprawdzać i ponownie kontrolować wszystkie obliczenia pod kątem dokładności. - Konsolidacja danych
Jedną z największych wad programu Excel zauważaną przez wiele osób, jest brak możliwości analizy danych historycznych. Nie jest to wielkim problemem w pierwszym roku działalności, ale w miarę rozwoju i powiększania firmy, dane zebrane w wielu źródeł stają się bardzo cenne. Dzięki nim można na przykład śledzić sprzedaż w danym okresie w celu lepszej optymalizacji zapasów w przyszłości. Z pewnością można ręcznie skonsolidować dane, ale jest to czasochłonne, pracochłonne i są na to łatwiejsze sposoby. - Utrata danych
Mimo że Microsoft wprowadził ogromne ulepszenia w obsłudze dokumentów programu Excel w chmurze, użytkownicy nadal mają niechlubny zwyczaj zapisywania arkuszy kalkulacyjnych na swoim pulpicie i zapominania o zapisywaniu ich w chmurze lub w systemie OneDrive. Chociaż można tego uniknąć dzięki wdrożeniu ścisłych zasad i tworzeniu kopii zapasowych, nadal powoduje to wiele komplikacji i wątpliwości osób zaangażowanych w planowanie i zarządzanie.
Skorzystaj z zalet dedykowanego rozwiązania do zarządzania zapasami
Podsumowując, Excel nie działa najlepiej w przypadku średnich i dużych ilości zapasów. Ręczna aktualizacja setek kolumn jest zbyt skomplikowana, czasochłonna i trudna. Jeśli zapasy produktów rosną lub chcesz śledzić dane dotyczące wielu lokalizacji w czasie rzeczywistym w dłuższej perspektywie, konieczne będzie wdrożenie dedykowanego systemu ERP z możliwością zarządzania zapasami, co przełoży się na oszczędność czasu i pieniędzy.
Wiemy, że trudno jest podejmować świadome decyzje i rozwijać swoją firmę bez odpowiedniej technologii. Firma Jet Global specjalizuje się w dostarczaniu rozwiązań w zakresie raportowania, analizy i budżetowania dla klientów systemu Microsoft Dynamics ERP. Dzięki Microsoft Dynamics zyskujesz dedykowany system zarządzania zapasami, który rozwija się wraz z Twoją firmą, umożliwia zarządzanie sprzedażą, zapasami, księgowością i procesami operacyjnymi w ramach jednej platformy. Korzystając z usług Jet Global, masz szybki dostęp do elastycznych pulpitów nawigacyjnych i raportów finansowych w programie Excel oraz online. Koniec z ręczną konsolidacją danych. Koniec z nieaktualnymi informacjami. Koniec z ryzykiem.
Korzystanie z programu Excel pozwala początkowo obniżyć koszty, ale ostatecznie prowadzi do zbyt wielu niedociągnięć i chaosu. Lepsze rozwiązanie w zakresie systemu ERP i raportowania wyeliminuje wszystkie zagrożenia opisane powyżej i zapewni narzędzia, których potrzebujesz, aby rozwijać firmę i odnosić sukcesy. Aby uzyskać więcej informacji na temat rozwiązań Jet Global, zapoznaj się z naszymi produktami lub skontaktuj z członkiem naszego zespołu!
