Dyrektor ds. Systemów biznesowych przekształca proces budżetowy, aby zmniejszyć obciążenie 5 wydziałów (w tym własnego)
Kelly Husband, która pracuje nad rozwojem infrastruktury na dużym kanadyjskim uniwersytecie, w trzecim kwartale wdrożyła rozwiązanie Jet Budgets do planowania, co skutecznie zmniejszyło pracochłonność związane z konsolidacją wielu działów oraz rozwiązało problem braku zorganizowanych opcji planowania dotyczących podatków
Wyzwanie
Kelly Husband musiała się zmierzyć z zadaniem dotyczącym zarządzania finansami i budżetowaniem dla swojego wydziału na jednym z najważniejszych uniwersytetów w zachodniej Kanadzie. Jako użytkownik Jet Analytics, była już bardzo dobrze zaznajomiona z produktami Jet i podobała się jej łatwość i prostota uzyskiwania własnych raportów. Ale gdy nadszedł czas budżetowania, musiała się zmierzyć z cokwartalnym koszmarem — jak terminowo zarządzać procesem budżetowania dla wszystkich pięciu miejsc powstawania kosztów.
Jej praca była złożona. Obejmowała częściowy zwrot kosztów i częściowe podstawowe finansowanie. Kelly musiała spojrzeć na wszystko ze „skonsolidowanego” punktu widzenia, ale nie miała do tego żadnych narzędzi. Powinna zgromadzić dane od sześciu menedżerów, wprowadzić te informacje do arkuszy kalkulacyjnych Excel, a wszystko to w nierealnie krótkim czasie. Proces ten nie pozwalał na prawdziwe planowanie i nie można było dokonać żadnych korekt w jego trakcie. Było to bardzo stresujące i wymagało wielu interakcji między różnymi pracownikami oraz nadziei, że wszystko dobrze się skończy.
„Nasze dotychczasowe rozwiązanie budżetowe było bardzo skomplikowane. Nie dało się zobaczyć konsolidacji, dopóki budżety nie zostały ukończone. Nie było możliwości realizacji scenariuszy typu 'co jeśli’, ani dokonania korekt w locie. Bardzo utrudniało to pracę. I miałam dwa tygodnie na dokończenie czegoś, co według mnie powinno zająć trzy miesiące pracy.”
Rozwiązanie
Po wzięciu udziału w konferencji NAVUG, Kelly zapoznała się z ideą Jet Budgets i natychmiast poprosiła o to rozwiązanie na okres budżetowy III kwartału. Kelly była zachwycona łatwością wdrożenia tego rozwiązania, co przyspieszyło proces jego akceptacji. W ciągu kilku dni od wdrożenia Kelly była w stanie rozpocząć korzystanie z Jet Budgets i przekształcić sposób planowania podatkowego.
Kelly była w stanie szybko wprowadzić dane budżetowe do Jet Budgets, wysłać poszczególne portfolia do menedżerów w celu uzyskania od nich danych wejściowych, a następnie dokonać przeglądu konsolidacji przed ponownym załadowaniem danych do systemu NAV. Po załadowaniu budżetów mogła zobaczyć skonsolidowany widok zarówno w Jet Budgets, jak i w systemie NAV i zaktualizować budżet za pomocą rzeczywistych danych. Dzięki temu można było zrozumieć wydatki w stosunku do przychodów oraz znacznie ułatwić korektę i przesuwanie środków finansowych.
„To znakomite rozwiązanie! Wiedziałam, że chcę tego używać, jak tylko się o tym dowiedziałam. Mam lepszy wgląd w wydatki i dochody, co naprawdę mnie uspokaja. Pracownicy aktualizują dane co miesiąc. Nie muszę czekać do końca kwartału i nie czuję się już tak, jakbym w okresie budżetowym biegała w maratonie. Jest to po prostu zrobione.”
Gdy podsumowywaliśmy kwartał z Jet Budgets, byłam bardzo zadowolona ze wszystkich zebranych informacji i nie miałam żadnych pytań. Oszczędziło to bardzo dużo czasu, pieniędzy i stresu!
