Blog Excel For Inventory Management

Utilizar o Excel na Gestão de Inventários é Arriscado

Quase todas as pequenas empresas que começam a sua atividade recorrem ao Microsoft Excel para gerir as diferentes funções comerciais. É uma excelente ferramenta de negócio grátis que toda a gente já sabe utilizar, portanto, porque não?

Quando se trata de gestão de inventários, as folhas de cálculo podem ser utilizadas para qualquer tarefa, desde a atualização manual de entradas e saídas de encomendas, até apurar quais os itens em stock, quando é preciso abastecer e quanto encomendar. O Excel tem várias funcionalidades importantes capazes de processar o inventário de empresas emergentes, desde que se invista o tempo e a energia necessários no desenvolvimento de uma estratégia e modelo de gestão eficazes.

Embora não seja invulgar começar com o Excel para fazer a gestão de inventário, é importante relembrar que estes modelos são concebidos para um número reduzido de produtos e variantes limitadas. O Excel funciona melhor quando utilizado adequadamente, podendo ter um impacto negativo num negócio caso se confie demasiado nele em situações onde outras ferramentas seriam uma melhor opção.

Utilizar o Excel como uma Solução de Gestão de Inventário de Baixo Custo

Os modelos de gestão de inventários são eficazes ao configurar o seu inventário. Se alguma vez pesquisou desesperadamente no Google por um modelo de folha de cálculo de inventário gratuito, então saberá que há imensas opções à escolha. Um modelo básico deverá incluir colunas essenciais, como números dos produtos, nomes dos produtos, descrições dos itens, preço dos itens, custo ou valor dos itens, stock do item, quantidade a reaprovisionar, quantidades vendidas, prazo para reaprovisionar, etc. Em última instância, é você quem cria o seu modelo com base nas suas necessidades de gestão de inventários.

Infelizmente, quantas mais colunas se tem, mais difícil é manter-se a par de tudo. E isto leva-nos a alguns dos maiores riscos (e stress) que acompanham o facto de se utilizar o Excel para controlar a oferta e a procura.

Aqui estão 5 riscos que corre ao utilizar o Excel para fazer a gestão de inventário:

  1. Cometer erros
    É fácil cometer erros no Excel, mas é difícil encontrá-los em folhas repletas de números e dados. Para os evitar, terá de ter implementada uma gestão rigorosa, uma organização apropriada e auditorias regulares nas suas folhas de cálculo de gestão de inventário. Este poderá ser um processo moroso e fastidioso, mas é a única maneira de controlar o erro humano.
  2. Informações desatualizadas
    O Excel não é uma solução de gestão de inventários a tempo real, portanto, nunca conseguirá observar o valor real do inventário em determinado momento. Ao utilizar o Excel para fazer a gestão de inventário, é importante garantir que este se encontra atualizado sempre que possível para evitar problemas como vender um produto excessivamente que não se consegue encomendar.
  3. Elaboração de relatórios imprecisos
    Um pequeno erro numa fórmula ou um cálculo errado pode ter um impacto enorme nos restantes números em várias folhas de cálculo. Pode utilizar algumas fórmulas simples de Excel para calcular automaticamente informações sobre o total de vendas e lucro total. Contudo, quando chega a altura de apresentar recomendações com base nesses dados, é necessário verificar e voltar a verificar os cálculos quanto à sua precisão.
  4. Consolidação de dados
    Um dos maiores problemas que as pessoas têm com o Excel é o facto de este não conseguir analisar dados históricos. Poderá não ser muito importante no primeiro ano do seu negócio, mas à medida que for crescendo e se for desenvolvendo, os dados recolhidos a partir de várias fontes são inestimáveis. Com isso, poderá controlar as suas vendas por período para conseguir uma melhor otimização do inventário no futuro, etc. É certamente possível consolidar manualmente os seus dados, mas esta é uma tarefa morosa e trabalhosa – e há formas mais simples.
  5. Perda de dados
    Apesar de a Microsoft ter feito grandes melhorias ao Excel na nuvem, os utilizadores ainda são conhecidos por guardarem as folhas de cálculo no seu ambiente de trabalho, esquecendo-se de as guardarem na nuvem ou no OneDrive. Embora esta situação possa ser evitada com a implementação de um conjunto rigoroso de regras e de cópias de segurança, ainda pode causar muitas complicações e incertezas às partes envolvidas no planeamento e gestão.

Colher os Benefícios de uma Solução de Gestão de Inventários Dedicada

A conclusão é que o Excel não funciona com volumes de inventário de média a grande dimensão. É demasiado complexo, moroso e difícil de manter centenas de colunas atualizadas manualmente. Para poupar tempo e dinheiro a longo prazo, será necessário um sistema ERP dedicado, caso tenha um inventário de produtos crescente ou queira acompanhar múltiplas localizações em tempo real.

Sabemos que é difícil tomar decisões informadas e fazer crescer o seu negócio sem a tecnologia certa instalada. A Jet Global é especialista no fornecimento de soluções de elaboração de relatórios, de análise e de orçamentos para clientes do Microsoft Dynamics ERP. O Microsoft Dynamics oferece-lhe, numa única plataforma, um sistema de gestão de inventários dedicado que cresce consigo, fazendo a gestão das suas vendas, a gestão de inventário, a contabilidade e os processos operacionais. Com a Jet Global, obtém painéis flexíveis e relatórios financeiros no Excel e online. Esqueça a consolidação de dados manual. Esqueça as informações desatualizadas. Esqueça os riscos.

Inicialmente, utilizar o Excel permite reduzir custos, mas acabará por levar a demasiadas ineficiências e ao caos. Uma melhor solução de elaboração de relatórios e de ERP eliminará todos os riscos mencionados acima e dar-lhe-á as ferramentas necessárias para crescer e ser bem-sucedido. Para mais informações sobre as soluções da Jet Global, consulte os nossos produtos, ou contacte um membro da nossa equipa!

COMPARE SOLUÇÕES DA JET GLOBAL