Jet Budgets Fits All Budget Methodologies

Um olhar sobre a forma como o Jet Budgets se ajusta a cada metodologia de orçamentação

Existem muitas formas de elaborar um orçamento. Embora o resultado final seja o mesmo, o caminho para lá chegar é geralmente bastante diferente. Considerando as diversas estratégias contabilísticas e ferramentas de orçamentação existentes, todas as empresas do mundo têm a liberdade de escolher a forma como estas moldam o seu processo de orçamentação.

Que metodologia de orçamentação utiliza?

Depois de falarmos com centenas de clientes do Microsoft Dynamics, descobrimos que as cinco metodologias e técnicas de orçamentação mais utilizadas são:

  1. Orçamentação descendente
  2. Orçamentação ascendente
  3. Orçamentação base zero
  4. Orçamentação híbrida
  5. Sem metodologia de orçamentação

Infelizmente, não existe uma ferramenta de orçamentação universal para o Microsoft Dynamics que ajude a gerir todas estas abordagens à orçamentação. Como provavelmente já saberá, a ferramenta de orçamentação mais utilizada é o Microsoft Excel. Todos sabem como o utilizar e este encontra-se incluído na sua licença da Microsoft. No entanto, o facto de ser fácil de utilizar não faz do Excel a opção mais eficiente, sendo que a utilização por toda a empresa de folhas de cálculo desorganizadas faz com que geralmente ocorra uma introdução manual e inconsistente de dados, exista falta de transparência e que se desperdice tempo e se dediquem demasiados esforços à tarefa de orçamentação. Algumas empresas sentiram a necessidade de dar o salto para uma ferramenta mais especializada e abrangente, como as ferramentas de gestão do desempenho empresarial (CPM), as quais podem significar desafios adicionais para as pequenas e médias empresas, uma vez que se destinam a empresas (e orçamentos) maiores.

Com isto em mente, começámos a nossa caminhada para a criação de uma solução de orçamentação flexível que lhe permitisse obter o controlo de que necessita, sem deixar a sua conta bancária em estado crítico. Trabalhámos em conjunto com dezenas de donos de empresas, CFO, contabilistas e gestores de departamento para compreendermos qual era a sua metodologia de orçamentação, que processos utilizavam e do que precisavam numa solução. O resultado dessas conversas e sessões de brainstorming foi o Jet Budgets, uma solução online que proporciona um fluxo de trabalho de orçamentação completo, assim como a gestão dos fluxos de entrada em qualquer lugar.

Como é que o Jet Budgets funciona com todas as metodologias de orçamentação

Embora o processo de orçamentação seja diferente em todas as empresas do mundo, o objetivo é sempre o mesmo: estabelecer um plano que atribua os recursos necessários para que possa atingir as suas metas operacionais e financeiras para determinado ano. Para ajudar a demonstrar como é que o Jet Budgets poderá lidar com todos os processos e autorizações das cinco metodologias de orçamentação listadas acima, criámos uma série de vídeos!

Cada vídeo tem cerca de 10 minutos e mostra detalhadamente como poderá efetuar o seu planeamento fiscal no Jet Budgets em qualquer uma das abordagens.

Orçamentação descendente

Uma empresa que utilize a metodologia de orçamentação descendente necessita de uma solução de orçamentação que permita ao responsável obter os valores finais de orçamentação por parte da equipa executiva e divulgar esses números aos diversos departamentos. Neste vídeo, irá ver de que forma é que um responsável pela orçamentação poderá definir facilmente os utilizadores, determinar as atribuições do orçamento e os prazos e controlar a estrutura de cada secção de um orçamento. Assim que as atribuições do orçamento são definidas na abordagem descendente, cabe aos utilizadores preencher os números que irão totalizar o valor especificado para o departamento. Com o Jet Budgets, irá descobrir como é fácil para os utilizadores visualizarem todos os números do orçamento a que precisam de aceder e preencherem as informações necessárias no Excel ou online.

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Orçamentação ascendente

Sendo uma das abordagens de orçamentação mais conhecidas, o método ascendente começa ao nível do departamento e consolida-se num orçamento geral. Todas as empresas que utilizam este método precisam de uma ferramenta de orçamentação que simplifique a introdução de dados, possibilite a colaboração e proporcione visibilidade total aos utilizadores. Neste vídeo, mostramos-lhe como é que um responsável pode estruturar um modelo de orçamentação para que este se adeque a um departamento específico e como é que um colaborador poderá trabalhar com os seus próprios valores de orçamentação online e no Excel, ao mesmo tempo que colabora com outros utilizadores. Também lhe apresentamos um processo rápido de revisão e aprovação.

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Orçamentação base zero

Ao utilizarem a abordagem de orçamentação base zero, as empresas pretendem forçar os diversos departamentos a avaliarem efetivamente as suas receitas e despesas. Para o fazer, os gestores ou grupos de departamentos têm de construir e ajustar o seu orçamento com base em influências externas, em vez de o fazerem com base em dados antigos. Neste vídeo, utilizamos um exemplo de como é que um gestor poderá justificar a receita de consultadoria atribuída com base nas férias já planeadas para o ano. Verá quão fácil é tirar proveito do Excel durante todo este processo, ao mesmo tempo que faz o acompanhamento e colabora facilmente no próprio sistema.

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Orçamentação híbrida

Quando uma empresa adota a abordagem híbrida, fá-lo porque precisa de uma ferramenta de orçamentação que lhe permita ter a flexibilidade de moldar cada uma das secções do seu orçamento aos diferentes aspetos da sua organização. Dispor de orientações e permitir a comunicação é ago que é essencial nesta abordagem e é exatamente isso que lhe mostramos neste vídeo. Irá ficar a saber como é que um responsável pela orçamentação poderá utilizar o método descendente para definir a atribuição do orçamento a objetivos de receita e como é que este poderá utilizar a técnica ascendente para criar uma nova secção de ação de formação no orçamento. Neste vídeo, irá descobrir como é que o Jet Budgets disponibiliza orientações precisas a todos os utilizadores e cria uma linha aberta de comunicação ao longo de todo o processo de orçamentação.

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Sem metodologia de orçamentação

As empresas que não têm nenhum tipo de metodologia de orçamentação formal precisam de uma ferramenta de orçamentação que conjugue os conhecimentos prévios do Excel com uma maior estruturação. Embora seja complicado de demonstrar, este vídeo pretende mostrar-lhe como é que o Jet Budgets poderá controlar o caos organizado e ajudar a gerir o processo geral de orçamentação. Ao apresentarmos-lhe um fluxo de trabalho padrão, irá ver como é que um responsável pela orçamentação poderá entrar facilmente no sistema para acompanhar o progresso, verificar quaisquer valores e responder a comentários ou perguntas.

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Teste a capacidade de personalização do Jet Budgets

Como pode verificar, o Jet Budgets proporciona-lhe a flexibilidade, a visibilidade e o controlo necessários para gerir o processo de orçamentação no Microsoft Dynamics de uma forma mais precisa. É uma melhoria da orçamentação baseada no Excel a um preço acessível e é fácil de instalar. Na realidade, estará pronto a funcionar em apenas alguns minutos!

Veja como é que o Jet Budgets pode funcionar com a sua abordagem atual de orçamentação.

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