Blog Excel For Inventory Management

Риски использования Excel для управления запасами

Почти на всех новых предприятиях малого бизнеса для управления отдельными бизнес-функциями используется Microsoft Excel. Это превосходный инструмент для бизнеса, которым все умеют пользоваться, так почему бы и нет?

При управлении складскими запасами электронные таблицы можно использовать для всего: можно обновлять данные вручную при поступлении и отгрузке товаров, определять сколько и какe товары есть в наличии, когда необходимо пополнить запасы, какое количество товара заказать и т. д. В Excel множество полезных функций, с помощью которых можно управлять складскими запасами недавно открывшегося предприятия, если вы потратите достаточно времени и усилий на разработку эффективной стратегии управления и шаблонов.

Хотя использование Excel для управления запасами на начальных этапах работы — довольно популярное решение, важно помнить, что шаблоны управления складскими запасами Excel разработаны для небольшого количества товаров и ограниченного применения. Excel лучше всего работает, если использовать его по назначению. Если же требовать от него слишком много и применять вместо других инструментов, которые гораздо больше подходят для ваших задач, то это может отрицательно сказаться на бизнесе.

Excel как недорогое решение для управления складскими запасами

Один из эффективных способов создания системы управления запасами — использовать шаблоны управления складскими запасами. По запросу в Google можно найти огромное количество бесплатных шаблонов таких электронных таблиц. Базовый шаблон должен содержать основные столбцы, в которые будут вводиться артикулы, наименования, описания, цены и себестоимость товаров, количества на складе, количества для дозаказа, количества проданных товаров, время, когда нужно выполнить дозаказ и т. д. В конечном итоге вы создадите собственный шаблон на основе своих потребностей в управлении складскими запасами.

К сожалению, чем больше столбцов в вашей таблице, тем сложнее поддерживать актуальность данных и порядок в ней. И в связи с этим возникает ряд основных рисков (и сложностей), связанных с отслеживанием спроса и предложения с помощью Excel.

Ниже перечислены 5 рисков, связанных с использованием Excel для управления запасами.

  1. Ошибки
    В Excel очень просто совершать ошибки, но трудно находить их в таблицах с большим количеством данных. Для того чтобы избежать ошибок при управлении складскими запасами с помощью электронных таблиц, необходимы строгий контроль, правильная организация работы и регулярные проверки. На это может уходить много времени и сил, но это единственный способ бороться с ошибками оператора.
  2. Устаревшая информация
    Приложение Excel не предназначено для управления складскими запасами в реальном времени, поэтому у вас никогда не будет точной информации о реальных объемах запасов в конкретный момент. При использовании Excel для управления запасами важно как можно чаще обновлять данные в электронных таблицах, чтобы избежать различных проблем, например продажи товара сверх имеющихся запасов при невозможности дозаказать недостающее количество.
  3. Неточные отчеты
    Одна небольшая ошибка в формуле или неправильный расчет могут очень сильно повлиять на остальные данные в разных таблицах. Вы можете использовать несколько простых формул в Excel для автоматического вычисления общих объемов продаж и прибыли, но, если нужно выработать рекомендации на основе этих данных, вам придется постоянно проверять и перепроверять точность расчетов.
  4. Консолидация данных
    Одна из самых больших проблем, связанных с использованием Excel, — невозможность анализировать данные за длительный период времени. В первый год работы вашего предприятия это может не казаться важным, но по мере роста и расширения бизнеса данные, которые вы собираете из разных источников, становятся «золотыми». С помощью таких данных вы можете отслеживать продажи по периодам, чтобы оптимизировать запасы в будущем, и т. д. Конечно же, можно вручную консолидировать данные, но это трудоемкий и затратный по времени процесс. Есть более простые способы делать это.
  5. Потеря данных
    Хотя корпорация Майкрософт значительно усовершенствовала облачные функции Excel, известно, что пользователи по-прежнему сохраняют электронные таблицы на свои локальные компьютеры и забывают сделать их резервные копии в облаке или в OneDrive. Хотя такой проблемы можно избежать, введя строгие правила и используя резервное копирование, это все равно сопровождается рядом сложностей и неопределенностью для тех, кто занимается планированием и управлением.

Преимущества специализированного решения для управления складскими запасами

По сути дела, Excel не подходит для управления складскими запасами средних и больших объемов. Работать с сотнями столбцов слишком сложно, на это уходит много времени, и трудно вручную поддерживать данные в актуальном состоянии. Если у вас растут запасы товаров или вы хотите отслеживать запасы на нескольких складах в режиме реального времени, то для экономии времени и денег в долгосрочной перспективе вам потребуется специализированная система планирования ресурсов предприятия (ERP) с функциями управления складскими запасами.

Мы знаем, что без использования правильных технологий трудно принимать обоснованные решения и развивать бизнес. Компания Jet Global специализируется на разработке решений для составления отчетов, анализа и бюджетного планирования для продуктов Microsoft Dynamics ERP. Решения Microsoft Dynamics обеспечат вас специализированной системой управления складскими запасами, которая будет расти вместе с вашей компанией и которую можно использовать для управления продажами и складскими запасами, для бухгалтерского учета и организации рабочих процессов. А при работе с Jet Global вы получите эффективные настраиваемые информационные панели и средства составления финансовых отчетов в Excel и в Интернете. Больше никакой консолидации данных вручную, никакой устаревшей информации и никаких рисков.

Используя Excel, вы поначалу сэкономите, но в конечном итоге ваша система станет неэффективной и хаотичной. Используя систему ERP и решение для составления отчетов более высокого уровня, вы устраните все перечисленные выше риски и получите инструменты, необходимые вам для роста и успеха. Для того чтобы получить дополнительные сведения о решениях Jet Global, ознакомьтесь с предлагаемыми нами продуктами или обратитесь к нашим специалистам.

СРАВНЕНИЕ РЕШЕНИЙ JET GLOBAL