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将 Excel 用于库存管理的风险

几乎所有小型企业在初期都会依赖于 Microsoft Excel 来管理各项业务。这个工具既好用又免费,而且人人都会使用,为什么不用呢?

在库存管理方面,人们可以利用电子表格来处理许多事务,从手动更新所有的到货和出货时间,到确定库存情况、补货时间及补货数量等。Excel 在管理初创企业库存方面的确有许多优点,但前提是需要投入时间和精力来制定有效的管理策略和模板。

虽然是普遍会在一开始使用 Excel 来管理库存,但请务必知道,这些模板只适用于少量的产品及有限的规格变化。Excel 在合理使用时效果不错,但如果在有更好工具的情况下过度依赖 Excel,就会给企业带来负面影响。

将 Excel 用作一种低成本库存管理方案

库存管理模板可以有效地用于设置库存。如果您曾在 Google 上用心搜索过免费的库存管理表格模板,您就知道网上有成千上万的模板供大家选择。一个基本的模板应该包含以下主要列:产品数量、产品名称、项目描述、项目价格、项目成本或价值、项目库存、需再次采购的数量、已售数量、需再次采购的时间,等等。久而久之,您将根据自身的库存管理需求创建出自己的模板。

但遗憾的是,表格中的列越多,就越难保持所有数据同步更新。此外,用 Excel 来跟踪供需数据会随之产生一些重大风险(和压力)。

以下是将 Excel 用于库存管理时面临的 5 大风险:

  1. 导致出错
    在 Excel 中,人们很容易出错,而且很难在这些数字和数据工作表中发现错误。为了避免错误,您需要对库存管理电子表格加以严格的管理、恰当的整理和定期的审计。这是个费时费力的过程,但要尽量避免人为错误的出现,没有更好的办法。
  2. 信息过时
    Excel 并非一个实时的库存管理解决方案,因此您根本无法了解实时的库存数值。当您将 Excel 用于库存管理时,尽量经常更新表格尤为重要,这是为了避免一些问题的发生(譬如,后续无法交货的产品被超额销售)。
  3. 不准确的报告
    一个小小的公式错误或者计算错误,可能对多个工作表格中的其余数值产生很大的影响。您可以使用一些简单的 Excel 公式来自动计算总销售额和总利润,但如果要在这些数据的基础上提出建议,您需要经常检查和复查计算结果以保证准确性。
  4. 数据整合
    许多人在使用 Excel 时遇到的最大问题之一就是无法分析历史数据。这在您创业第一年也许不算什么大问题,但随着企业的成长和扩张,您从多个渠道搜集来的数据会愈发的宝贵。有了这些数据,您可以按照不同时段来跟踪销售情况,以便未来更好地优化库存。当然您也可以手动地整合数据,但这个过程既费时又费力——实际上有更好的方法。
  5. 数据丢失
    虽然微软 (Microsoft) 大幅改进了 Excel 的云端功能,但是用户们仍然习惯于将表格保存到电脑桌面,而不是云端或者 OneDrive。虽然这个问题可以通过一系列严格的规定和备份方案得以解决,但对参与规划和管理的人员来说,这种解决方法未免过于复杂并且存在许多不确定因素。

专用库存管理解决方案的优点剖析

事实是:Excel 并不适合中到大型的库存管理。要使数百个列的数据保持更新,手动操作显得过于复杂、耗时和艰难。如果产品库存不断增加或者想要在多个位置实现实时跟踪,长远来看,一个具有库存管理功能的专用 ERP 系统更能节省时间和金钱。

我们明白,没有合适的技术手段会很难做出明智的决定和实现业务增长。Jet Global 致力于为 Microsoft Dynamics ERP 的客户提供报告、分析和预算解决方案。通过 Microsoft Dynamics,您可获得与您一同成长的专属库存管理系统,这个系统可以在同一平台上实现销售管理、库存管理,以及会计和运营流程。借助 Jet Global,您可以通过 Excel 和在线方式获得快速灵活的仪表板以及财务报告。不再需要手动整合数据。不再有过时的信息,也不会再有风险。

Excel 在一开始可以削减成本,但最终会产生诸多不便和混乱。ERP 系统和报告解决方案的功能更为强大,可以消除以上所有风险,并为您提供各种工具来实现增长和取得成功。有关 Jet Global 解决方案的更多信息,请查看我们的产品,或者 与我们的工作人员联系!

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